Toimistotarkastus elää ajassa

06.11.2019

Taloushallintoliitto tarkastaa säännöllisin väliajoin jäsentoimistojaan todetakseen auktorisoinnin ja jäsenyyden edellytysten edelleen olevan olemassa. Omassa toimistossani tarkastus pidettiin lokakuun lopussa. Tarkastus on muuttunut viime vuosina todella paljon, tarkastus tarjoaa tarkastettavalle toimistolle paljon muuta kuin tarkastuksen - miten paljon, se on täysin itsestä kiinni.

Toimin itse aikanaan 2000 luvun alusta noin kymmenen vuotta toimistotarkastajana, tarkastin vuosittain useampia toimistoja, joten muistan hyvin, millainen tarkastus oli ja mitä se tarjosi jäsenedellytysten tarkastamisen lisäksi. Tarkastuslomakkeet uusittiin tarkastajana ollessani, mutta muutos oli lähinnä kosmeettinen, lomakkeista poistettiin turhia kysymyksiä ja lisättiin olennaisempia asioita. Tarkastuksen pääperiaatteet kuitenkin säilyivät pitkälti samana. Tarkastuksen pääpaino oli tilinpäätösten ja etenkin tasekirjojen oikeellisuudessa sekä toimiston vakaavaraisuudessa, molemmat ovat toki tärkeitä edelleen, mutta nykymuodossaan tarkastus antaa paljon muutakin, jolla on tilitoimiston tulevaisuuden ja menestyksen kannata paljon oleellisempi merkitys.

Nyt lomakkeista ei ole entisellään oikeastaan mikään, lähempänä vanhaa lomaketta on se, jonka kanssa tarkastaja tarkastaa kirjanpitäjien tekemiä asiakastöitä. Lomake toimii muistilistana, jotta kaikki tarpeellinen tulee tarkastettua. Mutta muutoin tarkastuspäivä pohjautuu tilitoimistojohdon etukäteen tekemään itsearvointiin. Itsearviointi on ensinäkemältä hieman työlään oloinen, mutta loppujen lopuksi aivan mahtava työkalu, jota toimisto voi käyttää oman kehityksensä ja muutosten arviointiin myöhemminkin, tarkastusten välissä.

Mikä on tilitoimistolle tärkeää ja mitä pidetään samalla myös itsestään selvänä? Sitä että työt tehdään oikein ja ajallaan. Asiakas huomioon ottaen. Mikä edesauttaa tätä pyrkimystä? Se että kaikki toimivat järjestelmällisesti ja henkilökunta on paitsi osaavaa myös motivoitunutta.
Itsekin aikanaan 15 ihmisen työllistävää tilitoimistoa johtaneena tiedän, että nämä ovat asioita, joita on todella helppoa sanoa mutta ei ollenkaan niin helppoa toteuttaa. Kun ottaa käyttöönsä Taloushallintoliiton itsearviointilomakkeen ja täydentää sitä lomakepatteristossa olevalla tietosuojalomakkeella, pääsee jos nyt ei ihan maaliin, niin kuitenkin aika pitkälle.

Itselläni on yli 30 vuoden kokemus tilitoimistoyrittäjyydestä ja uskon että minulla on aika hyvä tietämys, kun sanon ettei ilman suunnitelmia tai silloin tällöin suoritettua asioiden pohdintaa, päästä lopputulokseen, joka olisi hyvä kaikkien osapuolten kannalta.

Itselläni on selkeä käsitys siitä mihin olen menossa ja mitä haluan tilitoimistotoiminnaltani, mutta silti huomasin, että täyttäessäni itsearviointia pohdin paljon asioita. Juuri se on parasta.
Ei tilitoimisto toimi ja tuota tulosta omistajilleen tai motivaatiota henkilökunnalle, ellei asioita tilitoimiston johdossa mietitä ja pohdita - ainakin aina silloin tällöin. Ilman asioiden säännöllistä läpikäyntiä eivät asiakkaatkaan saa hyvää palvelua, jonka hintalaatusuhde on oikea. On tietysti olemassa pieniä tilitoimistoja, joissa keskinäinen kemia toimii ja työt hoidetaan asiakkaiden kannalta katsottuna loistavasti. Tai isossakin toimistossa voi ihan ilman suunnitelmia tai pohdintoja ainakin joidenkin kirjanpitäjien työt sujua juuri niin kuin tuleekin ja asiakkaat ovat tyytyväisiä. Mutta toimiiko koko tilitoimisto samalla tavalla ja onko kaikki kunnossa. Tai pienessä tilitoimistossa, jossa asiakkaat ovat tyytyväisiä, onko yrittäjä itse tyytyväinen. Itselläni on yli 30 vuoden kokemus tilitoimistoyrittäjyydestä ja uskon että minulla on aika hyvä tietämys, kun sanon ettei ilman suunnitelmia tai silloin tällöin suoritettua asioiden pohdintaa, päästä lopputulokseen, joka olisi hyvä kaikkien osapuolten kannalta.

Oman juttunsa ovat tuoneet lisääntyneet paineet; Tulorekisterin, GDPR:n ja Rahanpesulain vaatiessa tilitoimistoista entistä enemmän suunnitelmallisuutta. Dokumentointia. Asioiden hoitamista koko tilitoimistossa ennalta sovitusti, jokaisen osalta samalla tavalla. Kaikkiin näihin asioihin tilitoimiston johto joutuu ottamaan kantaa ja pohtimaan tilannetta toimistossaan, kun täyttää tarkastuksen itsearviointilomaketta. Mikä on nykytila ja mihin itse haluaa vielä toimistoaan kehittää. Tilitoimistoalan konkariyrittäjänäkin koin tämän lomakkeen ja sen myötä tehdyn pohdiskelun erittäin hyödylliseksi. Siksi voin vain kuvitella miten hyödyllistä se olisikaan, jos olisin tuore tilitoimistoyrittäjä. Tai jos minulla edelleen olisi työntekijöitä. Miten joitakin lomakkeen osia voisin pohtia yhdessä henkilökunnan kanssa, jotta voisimme yhdessä päästä parempiin tuloksiin.

Osaava henkilökunta on yksi perusta menestyvälle tilitoimistolle. Miten saadaan osaavaa henkilökuntaa? Kouluttamalla. Liiton jäsentoimistoille koulutus on edullisempaa kuin ei jäsenille, mutta toki se silti maksaa. Ja työtkin on tehtävä. Kun tilitoimisto suunnittelee toimintaansa ja käyttää avukseen tarkastuksen lomakkeita, on mahdollista tehostaa toimintaa ilman että se tarkoittaa kestämätöntä kiirettä. Kun työt dokumentoidaan ja prosessit kirjataan, on myös sijaistaminen helpompaa. Kun asiat on pohdittu ja suunniteltu, voidaan miettiä mitä oikeasti tehdään ja mitä voitaisiin tehdä. Mistä palvelusta asiakkaille olisi hyötyä ja mistä asiakkaat olisivat valmiit maksamaan. Ja näin voidaan saada toiminta entistä järkevämmäksi ja tehtävät työt sellaiseksi, että niistä saatu kate tilitoimistolle paranee. Ja kun kate on parempi, on helpompi satsata henkilökunnan koulutukseen ja työpaikan ergonomiaan sekä viihtyisyyteen. Ja kun turha kiire on pois, saadaan työt kunnolla dokumentoitua ja joskus on sopivasti aikaa myös yhteiseen virkistystoimintaan osin työaikanakin. Ja näin lähes huomaamatta on saatu aikaiseksi osaavampi ja motivoituneempi, työolosuhteisiin tyytyväisempi henkilökunta, joka saa aikaan hyvää työtä ja dokumentaatiota sekä parempaa katetta työlle - positiivinen kierre on alkanut.

Uskon, että jos minulla olisi ollut käytettävissäni tämä kysymyspatteristo, jossa valmiina vastausehdotuksia ja tilaa sille, että asiaa ihan kirjallisesti on pohdittava, olisin pärjännyt paremmin
- me olisimme onnistuneet paremmin.

En tietenkään väitä, että täyttämällä Taloushallintoliiton itsearviointilomake tai siihen liittyvä tietosuojalomake, kaikki järjestyisi. Ei, niin helppoa se ei valitettavasti ole. Itse aikanaan taistelin johtajuuden kanssa 15 alaisen kanssa ja jouduin myöntämään, että kaikesta yrityksestäni huolimatta en tainnut sitä osata koska ainakin osa heistä oli tyytymättömiä. En edelleen täysin ymmärrä miksi enkä täysin suostu kaikkia ongelmiamme ottamaan oman puutteellisen johtamiseni syyksi. Uskon silti, että jos minulla olisi ollut käytettävissäni tämä kysymyspatteristo, jossa valmiina vastausehdotuksia ja tilaa sille, että asiaa ihan kirjallisesti on pohdittava, olisin pärjännyt paremmin - me olisimme onnistuneet paremmin.

Taloushallintoliiton jäsenyys tai toimistotarkastus ei ole oikopolku onneen, mutta kyllä se tasoittaa tietä.

Taloushallintoliiton jäsenyys tai toimistotarkastus ei ole oikopolku onneen, mutta kyllä se tasoittaa tietä. Jäsenyys tuo paljon etuja; koulutuksia edullisilla hinnoilla, ajankohtaista tietoa, valmiita asiakastiedottamiseen suunnattuja pohjia, ammattilehden ilmaiseksi ja lisänumerotkin edulliseen hintaan sekä mahdollisuudella kysyä asiantuntijoilta ongelmatapauksissa, edullisen vakuutusratkaisun ja toimistotarkastuksen. Ja paljon muuta. Saman mielisten ihmisten yhteisön. Kollegat.

Moni jännittää tarkastusta ja se on ymmärrettävää. Mutta on aivan itsestä kiinni miten paljon tarkastuksesta voi saada. Kun siihen valmistautuu hyvin täyttämällä huolellisesti ja ajatuksella itsearvioinnin on jo pitkällä, mutta vielä matkalla. Kun tarkastaja saapuu toimistolle, hän keskustelee lomakkeen asioista. Tilitoimiston johto voi kertoa omia näkemyksiään tai halutessaan kysyä tarkastajan mielipidettä ja vinkkejä toimintaan. Tarkastaja katsoo myös muutaman asiakastyön, mikä on taas loistava tilaisuus käyttää tarkastajan ammattitaitoa hyväksi kysymällä ja keskustelemalla asioista hänen kanssaan. Silloin toimistolla on mahdollisuus päästä eteenpäin yhdelle etapille, tällä jatkuvalla kehittämisen matkalla.

Tilitoimisto on ehdottomasti se, joka hyötyy tarkastuksesta - se miten paljon on täysin kiinni tilitoimistosta ja sen johtajasta. Myös kirjanpitäjillä ja palkanlaskijoilla on mahdollisuus keskustella tarkastajan kanssa. Rohkaisen ehdottomasti jokaista paneutumaan itsearviointiin ja käyttämään hyväksi sitä valtavaa määrää asiantuntemusta ja kokemusta mikä saapuu toimistoonne, kun tarkastaja tulee käymään.

Taloushallintoliiton jäsentarkastuksen kehitystä molemmista suunnista seuranneena on ilo huomata, että toimistotarkastus on ajanhermolla ja oikeasti seuraa aikaansa auttamalla jäsentoimistoja niiden toiminnassa.

Tavataan siis taas koulutuksissa!

Kerrassaan upea tilaisuus, Tili- ja veropäivät kolkuttelee jo ovella ja tietoa täynnä olevat Tilitoimistopäivät kiertävät Suomea parhaillaan - Palkkahallintopäiviäkin vietetään samaan aikaan monella paikkakunnalla, tule ja mene ihmeessä mukaan!

Jos et ole vielä ole jäsen, hae mukaan yhteisöön niin pääset osalliseksi paitsi kaikista muista eduista myös toimistotarkastuksen hyödyistä tilitoimistosi kehittämisessä!

Yhdessä olemme enemmän!

Syysterveisin

Riikka