Tilitoimistoilla edessään uudet haasteet

Suomen laaja tilitoimistokenttä on aina ollut hyvin mukautuvainen. Uudet vero- ja kirjanpitosäännökset on onnistuttu vastalauseista huolimatta aina viemään käytäntöön huikean lyhyissäkin aikatauluissa. Uusia alv-sääntöjä on sujuvasti kouluttautumisen jälkeen tiedotettu asiakkaille. Olemme hyviä tässä asiassa.

Nyt Verotilin ja sähköiseen ilmoittamiseen liittyvien tunnistautumisten vuoksi tilitoimistot ovat uuden haasteen edessä. Verotili muuttaa totuttuja tapoja toimia, aikataulutkin kiristyvät. Ilmoituksia ei enää korjata uudella oikealla ilmoituksella päälle, vaan lisäilmoituksella. Tietoja ilmoitetaan vain siltä osin mitä ne muuttuvat. Taloushallinnon ohjelmistoilta vaaditaan uutta joustavuutta, uutta tapaa toimia. Eikä kukaan pääse testaamaan tätä etukäteen käytännössä. Tottakai asioita on testattu siitä asti kun ne on jollakin tasolla valmiiksi saatu, mutta oikeaa käytännön testausta pitää odottaa vuoteen 2010.

Ohjelmistotalot eivät ole kadehdittavassa asemassa, vaikka joku vitsailikin että Verotili, alv:n edes takaisin sahaavat prosentit ja Sepa tuotavat rahaa ohjelmistotalojen kassoihin, niin tuovat ne stressiä aikatauluineen ja kustannuksia palkkamenoina. Ohjelmistotaloille suunnatussa tilaisuudessa, jossa olin läsnä, kerrottiin uusista koodeista ja määrityksistä toukokuun 2009 lopussa, parin viikon kuluessa luvattiin tarkat koodit jotka talot tarvitsevat tehdäkseen tarvittavat muutokset, joten aikaa ei ohjelmistotaloille liikaa jäänyt. Varsinkin kun ne samaan aikaan tekevät Sepaan liittyviä muutoksia, jotka nekin elävät koko ajan.

Tilitoimistojen pitää nyt tehdä päätöksensä miten jatkossa lähettää sähköisesti ilmoituksia. Varsinaiseen ilmoittamiseen ja tietojen syöttöön tai lähettämiseen on monia vaihtoehtoja, joiden välillä tehtävät valinnat eivät itseasiassa ole ne kiireisimmät. Nyt on päätettävä käytetäänkö tilitoimistojen ja muiden asianhoitajien käyttöön vartavasten suunniteltua sähköisten asioiden valtakirjaa, jonka syntyprosesissa olen itse saanut olla mukana verohallinnossa. Tämä toiminto on asiakkaalle melko helppo, tilitoimistolle työläämpi. Mutta niin sen tavallaan "kuuluukin" olla, koska kysymys on siitä että tässä tilitoimisto on aktiivinen osapuoli.

Kun taas toinen tapa on tilitoimistolle helpompi, edellyttäen että sen asiakkaat kykenevät tämän itse hoitamaan. Eli silloin asiakasyritys tekee yritys.tunnistus.fi palvelussa itselleen katso-tunnisteen ja valtuuttaa tilitoimiston - se kuulostaa ihanan helpolta meidän tiliammattilaisten kannalta. Ikävä totuus lienee kuitenkin ettei iso osa asiakkaista kykene tätä itse tekemään, jolloin he tulevat tilitoimistoon ja tunnistautuminen hoidetaan siellä - tämä työllistää tilitoimistoja taas melkoisesti.

Ja jotta asia ei olisi liian helppoa, kaiken tulisi olla valmiina 12.2.2010, jolloin ensimmäiset vuoden 2010 palkkoja koskevat kausi-ilmoitukset annetaan. Alv:n ensimmäisen ilmoituksen aika on 12.3.2010.

Jos tilitoimiston valinta on aidot tunnisteet asiakkaille, niitä on siis syytä aloittaa hakemaan. Tällöin asiakkaille on asiasta tiedotettava ja ehkä valvottavakin että ne tulevat tehdyksi.

Jos taas valinta on sähköisen asioinnin valtakirja, tarvitaan asiakkaita tiedot: yrityksen nimi ja osoite sekä y-tunnus, nimenkirjoitusoikeutetun henkilön nimi ja hlötunnus, kielivalinta (suomi-ruotsi-englanti) sekä tieto siitä jos nimenkirjoittamiseen tarvitaan enemmän kuin yksi henkilö.

Näiden tietojen kerääminen ja syöttäminen verohallinnon tai taloushallintoliiton sivuilta saatavaan excel-taulukkoon ei ole isommilla toimistoilla yhden hetken juttu. Siihen on pakko nimetä vastuuhenkilö ja työ on aloitettava. Kun palvelu 26.11.2009 aukeaa olisi hyvä olla jo alussa valmiina taulukon kanssa, tarkistustyö verovirastossa on käsityötä ja vaikka he parhaansa yrittävät, jokaisen nimenkirjoitusoikeutetun tarkistaminen vie aikaa.

Verotilin pidennetyt ilmoituskaudet kääntyivät valitettavasti niin että asikas saadessaan lokakuussa Verohallinnon kirjeen siirtyy pidennettyyn kauteen ellei itse ilmoita ettei halua siirtyä. Eli tätäkin asiaa tilitoimistojen on valvottava jos ei halua asiakkaansa siirtyvän 3 kuukauden tai vuoden jaksoon.

Verotilin verkkopalvelun tai paperisen verotiliotteen seuraaminen on myös todella tärkeää, koska vain sieltä näkyy jatkossa yrityksen mahdolliset korot tai myöhästymismaksut, kahden kuukauden kuluessa ne siirtyvät perintään.

Kaikki nämä asiat ovat tärkeitä sovittavia yksityiskohtia asiakkaiden kanssa. Kuka vastaa mistäkin ja mikä on viimeinen aineiston toimittamispäivä. Ja jos asiakas ei tätä noudata, siitä on huomautettava, muutoin myöhässä toimittamisesta tulee vallitseva tapa joka ohittaa jopa kirjallisessa sopimuksessa sovitun toimittamisaikataulun. Tämän kanssa siis oltava tarkkana.

Lisäksi on muistettava että jos tilitoimisto lupaa asiakkaalle seurata hänen verotiliään verkkopalvelussa ja tiedottaa mahdollista puutteista - tämä on työtä joka on tuotteistettava. Tai ainakin laskutettava. Tili-ihmiset helposti ajattelevat ettei viranomaismääräyksiä ja niiden muutosten mukanaan tuomia töitä voi asiakkaalta laskuttaa kun ei asiakas siitä mitään hyödy. Kuitenkin on muistettava että kaikki se aika jonka kirjanpitäjä, palkanlaskija, controller, reskontranhoitaja - tai kuka tahansa tilitoimiston henkilökunnasta käyttää asiakkaan asioiden hoitamiseen on asiakkaan ostamaa aikaa.

Kun tilitoimistot tekivät euromuunnoksia, siihen käytettyä aikaa ei monessakaan paikassa laskutettu. Ymmärrän että joissakin toimistoissa ajateltiin sen vievän niin vähän aikaa ettei sitä haluttu laskuttaa, varsinkin kun työ oli viranomaisten määräämää ja jossa asiakkaalla ei ollut vaihtoehtoja. Nyt ollaan taas verotilin ja aitojen katso-tunnisteiden kanssa viranomaismääräyksistä johtuvien asioiden parissa. Nyt kun tilitoimisto miettii hintaa työlleen tai sitä laskuttaako mitään kannattaa pitää mielessä: katso-tunnisteiden haku on alunperin ajateltu yrityksensä itse tehtäväksi, jos tilitoimisto sen tekee, se on asiakkaan antama työtilaus. Verotilin verkkopalvelun tai paperisen tiliotteen seuranta on ajateltu asiakkaan itsensä tehtäväksi - jos tilitoimisto ottaa sen tehtäväkseen on taas kysymys työstä jonka asiakas tilaa kun ei itse joko osaa/halua/ehdi/viitsi tehdä. Siis yhtäkaikki aivan samalla tavalla laskutettavaa työtä kuin peruskirjanpito, tilinpäätös tai veroneuvonta.

Lisäksi on muistettava että jos tilitoimisto lupaa asiakkaalle seurata hänen verotiliään verkkopalvelussa ja tiedottaa mahdollista puutteista - tämä on työtä joka on tuotteistettava. Tai ainakin laskutettava.

Kun itse tilitoimisto käyttää aikaa asioiden oppimiseen ja niiden tiedottamiseen asiakaskunnalleen, on muistettava ettei mahdollisesti syntyvää "fyysistä" työtä saa valuttaa läpi käsien, se on asiakkaallekin tärkeää palvelua. 

Katsoterveisin

Riikka