Tee kirjanpitosi itse niin säästät - vai säästätkö?

09.08.2019

"Tee itse niin säästät" Tämän tyyppiset mainokset ovat taas levinneet sosiaalisessa mediassa. Ja ei, kysymys ei ole ruuanlaitosta, vaatteiden ompelusta tai siivouksesta. Ei, kysymys on kirjanpidosta. Markkinoilla on aina välillä yrityksiä, jotka hyvinkin aggressiivisesti hyökkäävät tilitoimistoja vastaan kertoen yrityksille, että kannattaa tehdä itse. Ettei se mitään rakettitiedettä ole se kirjanpito. Että tilitoimisto vaan vie rahasi eikä anna mitään vastinetta, kiusaa vaan yrittäjäpoloista.

Nyt juuri aktiivisesti on markkinoinut itseään palvelu, joka kuvaa kirjanpidon näin:

"Kirjanpito on pohjimmillaan tulojen ja menojen seuraamista, ei sen kummempaa. Tarkoituksena on merkitä ylös tulot ja menot, joita yrityksen arkeen kuuluu, ja tallentaa tähän liittyvät tositteet, jotka kertovat, että vastineeksi tuotteesta tai palvelusta raha on vaihtanut omistajaa tietyllä päivämäärällä.

Yrityksillä on velvollisuus kertoa verottajalle, miten yritys käyttää rahojaan: mistä rahaa tulee, ja mihin se menee. Koska yrityksen on voitava todentaa, että se maksaa veronsa oikein, on kirjanpitovelvollisuus merkitty lakiin."

Voihan sitä noinkin kuvata, mutta kun asia ei ole noin yksinkertainen. Siinä on asiavirhekin siinä mielessä, että kyllä Suomessa on kirjanpitolaki ja kirjanpitoa ei tehdä verotusta varten.
Mutta koska nyt kuitenkin niillä yrityksillä, joita tämä palvelu kosiskelee, kirjanpito taitaa pääosin olla ainakin yrittäjän itsensä mielestä sen vuoksi että lasketaan veroja, niin käsittelen tässä kirjoituksessa asiaa vain siltä kannalta ja jätän sen kirjanpidon laatimisen varsinaisen syyn käsittelemättä.

En väitä, etteivätkö nämä palvelut sopisi joillekin yrittäjille. Kyllä yrittäjissä on sellaisiakin, jotka oikeasti tietävät mitä saa vähentää ja mitä ei. Mutta kuten yksi kollegani sanoi, usein varsinkin juuri pienissä, tilitoimistoja käyttävissä yrityksissä ei yrittäjällä ole riittävää osaamista asioiden hoitamiseen eikä riittävästi aikaa seurata kaikkea mikä muuttuu. Mutta juuri nämä yrittäjät miettivät palvelun isolla fontilla kertomaa hintaa ja katsovat tilitoimiston laskua. Tilitoimiston laskun loppusumma sisältää alv:n, sivustolla kerrottu kuukausihinta ei sisällä. Käsittelen nyt muutaman asian mitä pitää ottaa huomioon näissä palveluissa.

Vastuu

Kukaan meistä ei ole erehtymätön, myös tilitoimistot tekevät virheitä, jos ei koskaan ole tehnyt virhettä, ei todennäköisesti ole tehnyt oikeastaan kovinkaan paljon mitään. Kun käytät tilitoimistoa, on tilitoimisto asiantuntijan asemassa, sillä on vastuu antamistaan neuvoista ja tekemästään taloushallinnosta. Tilitoimistolla on vastuuvakuutus. Kun teet itse vastaat loppukädessä ihan kaikesta. Etkä itse kirjanpitoaan hoitavana yrittäjänä voi vakuuttaa oman kirjanpitosi hoitamisessa syntyneitä vahinkoja. Vastuu on siis todella ihan kokonaan sinun. Tässä kohdin saatat ajatella, että tottahan tuollainen palveluntarjoajakin vastaa tekemisistään. No ei vastaa. Kun ensinäkin kaikki tehdyt kirjaukset ovat sinun tekemiäsi, ei heillä edes ole mitään mistä he vastaisivat. Mutta kun eivät vastaa mistään muustakaan.

Eli vastaat ihan kaikesta ihan itse. He sulkevat pois vastuun aineiston häviämisestä, muista huolehtia varmuuskopioista! Vastaat itse siitä, että tämä soveltuu sinun käyttöösi. Järjestelmä tuottaa yhdenkertaista kirjanpitoa, on sinun vastuullasi tietää, saatko tehdä sellaista. Jos käytät tilitoimistoa, saat tämän kaiken sillä normaalilla kirjanpidon hinnalla, kyllä tilitoimisto säilyttää tilikauden aikana aineistosi ja vastaa sen säilyvyydestä, tilikauden päätyttyä voit sopia sen kanssa kumpi säilyttää. Tilitoimisto tekee automaattisesti kirjanpidon sillä menetelmällä, joka sinulle sopii parhaiten. Sinun ei tarvitse miettiä sitä.

Yksi palvelu kertoi sivuillaan: " Yhdenkertaista kirjanpitoa voi tehdä, jos liikevaihto ei ylitä yli 100 000 euroa, liikevoitto yli 200 000 euroa tai sinulla ei ole yli kolmea työntekijää." Tuossa lauseessa ei ole totta kuin tuo kolme työntekijää. 100.000 € on oikeasti raja taseen loppusummalle ja 200.000 € raja liikevaihdolle.

Nämä ovat nyt palvelussa korjattu ja kuten sanoin että kaikki tekevät virheitä, mutta jos ei huomaa määrittelevänsä rajat niin että 100.000 liikevaihdolla saa tulosta aikaan 200.000, ei liene kovin syvällisesti perehtynyt sivuston sisältöön. Kun kävimme läpi eräässä Facebook ryhmässä näitä virheitä, näitä sitä mukaan palvelun sivustolle korjattiin. Eihän se niin voi mennä, että joku asiantuntijapalvelun tarjoaja korjaa sivustoaan Facebookista lukemansa perusteella? Itse en ainakaan toivoisi saavani sähkömiestä, joka tarkistaa kytkennät Facebook-ryhmän kommenttien mukaan...

Verotus

Palvelut lupaavat hienosti, että kaikki arvonlisäveron ja tuloverotuksen ilmoitukset tehdään. Kyllä, kaikki tehdään, kunhan olet itse ensin syöttänyt kaikki tositteet järjestelmään ja merkinnyt niihin tilit. Yhdessä palvelussa mainostetaan, että kaikki yrityksen toimintaan liittyvät tulot ja kulut kirjataan kirjanpitoon. Todella vaarallinen neuvo vaikka pitääkin paikkansa. Olen tehnyt kirjanpitoja noin 35 vuotta ja vilpittömästi voin sanoa, että matkanvarrella on ollut monen monta tilannetta, jossa yrittäjällä ei ole ollut mitään käsitystä siitä mitkä kulut kuuluvat kirjanpitoon. Voit vähentää jotain mitä ei saisi vähentää, mutta jättää vähentämättä jotain jonka vähentämiseen sinulla olisi ollut oikeus. Kumpikaan ei ole hyvä vaihtoehto.

Jos vaikkapa ostat jotain koneita, pitää sinun tietää kirjataanko se tuloslaskelmaan vai taseeseen. Kun ostat auton, sinun pitää tietää mitä vaikuttaa se paljonko ajat omia ja paljonko firman ajoja, voi olla, että sinulla ei ole oikeutta kirjata sitä kirjanpitoosi tai vaihtoehtoisesti sinun on pakko kirjata se kirjanpitoosi. Miten alv? Varsinkin autoissa sillä voi olla iso merkitys.

Työvaatteet ovat yksi kompastuskivi, jossa sinun tulee tietää monenlaista yksityiskohtaa tehdäksesi oikean ratkaisun, toiset "suosikkivirheet" ovat silmälasit ja työterveyshuolto. Lisäksi tulee tietää mikä on edustusta, mikä neuvottelukulua. Mikä on virkistystä, mikä suhdetoimintaa. Mitä saat antaa lahjaksi ja kenelle. Näitä mahdollisia kompastuskiviä voisi luetella loputtomasti. Verotus tekee kirjanpidon tekemisen omaksi taiteenlajikseen. Mitä matkakuluja saat vähentää, miten menee kilometrit ja miten päivärahat. Niinpä.

Verotuksen sanktiot ovat kasvaneet ja ensi vuonna ne muuttuvat taas, jos verohallinto on hylännyt jotain kulujasi, et voi laittaa niitä seuraavana vuonna taas, silloin saat erillisen sanktion tästä asiasta. Osaatko seurata tuloverotuksen päätöksiä ja tiedostat mitä et saa jatkossa kirjata enää kirjanpitoosi verovähennykseksi?

"Aineistoon voi kuulua oikeastaan mitä tahansa, jossa kyse on yritykseen liittyvästä liiketapahtumasta"
- todella vaarallinen neuvo, jota ei ole syytä uskoa tuollaisenaan, jos ei halua vaikeuksia itselleen

Sähköinen vs. paperinen

Nämä palvelut korostavat sitä miten helppoa ja aikaa säästävää nämä heidän palvelunsa ovat, kun kuvailet vaan kuitit ja merkitset tilinumerot. Niin, sinun pitää sitten osata merkitä se oikea tilinumero niin että sekä tuloverotus että arvonlisäverotus menevät oikein. Eikä se, että käytät tilitoimistoa todellakaan tarkoita, että kaiken pitää olla paperilla, ei todellakaan. Vaikka et haluaisi ottaa käyttöön sähköistä ostolaskujen kierrätystä, voit kuvata pikkukuittisi monilla eri sovelluksilla, lähes kaikki kirjanpitosovellukset, joita tilitoimistot käyttävät, tarjoavat tähän mahdollisuuden. Tai halutessasi voit siirtyä kokonaan sähköiseen aineistoon. Mahdollisuuksia on monia ja tilitoimisto auttaa sinua löytämään sen itsellesi parhaiten sopivan.

Ajankäyttö

Lainaus palvelun tarjoajan sivustolta: "Me haluamme tehdä yrittäjän taloushallinnosta helppoa ja yksinkertaista. Mielestämme yrittäjän pitää keskittyä ydintoimintaansa, eikä taloushallintorumbaan. Siksi olemme kehittäneet sinulle työkalun, jolla nopeutat toiminimesi kirjanpitoa, ja sinulle jää enemmän aikaan muuhun."

Jos ei itkettäisi pienen yrittäjän puolesta, niin naurattaisi. Että joku voi verrata vakavissaan sitä aikaa, joka kuluu aineiston toimittamisen tilitoimistoon siihen, kun yrittäjä tekee itse kirjanpitoaan ja päätyä lopputulokseen, että aikaa säästyy ydintoimintaasi, kun teet kirjanpitosi itse. Toivon että sinä yrittäjänä olet fiksumpi.

Itse osaan ommella vaatteita, olen joskus tehnyt nuorena käytännössä kaikki vaatteeni alusvaatteita lukuun ottamatta, eli siis osaan sen homman, minulla on jopa hyvä ompelukonekin olemassa. Mutta silti en kuvittele, että jos minulla on vaikkapa jokin vaatteen modifiointi edessä, säästäisin aikaa ompelemalla sen itse, verrattuna siihen, että käyn viemässä vaatteen ompelijalle. Kai jokainen tervejärkinen ihminen ymmärtää, ettei siinä aikaa säästä. Ja kyllä se aika on pois perheeltä, ulkoilulta, matkustuksesta tai ihan vaan rentoutumiselta. Tai vaikkapa nukkumisesta, sillä itse taloushallintosi hoitavana yrittäjä teet sen tietysti pääosin illalla.

Neuvonta

Nämä palvelut mainostavat, että yrittäjänä voit kysyä aina kun tarvitset neuvoa. Tiedän keskivertoyrittäjästä sen verran, ettei hän tiedä milloin pitää kysyä. Jos sinulla on kädessäsi vaikkapa kuitti t-paidoista, joita käytät työssäsi, onhan se nyt ilman muuta vähennyskelpoista, miksi sitä lähtisit kysymään. No se ei välttämättä ole vähennyskelpoista, siinä on omat kriteerinsä. Jos käyttäisit tilitoimistoa, siellä kirjanpitäjän neuvoisi sinua ihan oma-aloitteisesti.

Erikoista onkin yksi esiin nouseva mainoslause: " Keskity siihen, missä olet hyvä, älä taloushallintoon!" Silloinhan juuri pitää hankkia itselleen hyvä tilitoimistokumppani!

Oma-aloitteinen neuvonta on asia, joka nousee aina kärkeen, kun yrittäjiltä kysytään tutkimuksissa mitä he odottavat tilitoimistolta. Ja sitä kyllä saa tilitoimistolta. Kun olet asiakas, kerro että haluat oma-aloitteista neuvontaa, jos tuntuu ettet sitä muuten saa. Näistä nettipalveluista neuvontaa saa, jos osaa kysyä, muuten ei. Omat kirjauksesi tarkastetaan, jos haluat, niissäpä hinta vaan onkin sitten jo korkeampi kuin tilitoimistossa olisi, jos siellä tehtäisiin koko kirjanpito alusta loppuun.

Tietojen ylläpito

Kirjanpidossa ja verotuksessa kaikki muuttuu koko ajan kiihtyvällä tahdilla. Tilitoimisto ylläpitää henkilökuntansa osaamista erilaisilla kursseilla ja ajankohtaisjulkaisuilla. Jos teet kirjanpitosi itse, sinun tulee itse huolehtia siitä, että tietosi ovat oikeita ja ajan tasalla.

Palveluja mainostetaan usein tyyliin "Kirjanpito ei ole rakettitiedettä" No sitä se todellakaan ei ole. Mutta juuri siksi sinun kannattaa miettiä olisiko parempi keskittyä siihen mitä osaat ja jättää kirjanpito kirjanpitäjälle. Kirjanpidossa on omat sääntönsä, jotka eivät välttämättä toimi yhteen arkijärjen kanssa. Jos olet vaikkapa insinööri, olet saanut koulutuksen siihen, miten asiat hoidetaan järkevimmällä ja kustannustehokkaimmalla tavalla. Kirjanpito ei aina mene niin, toki asioita kannattaa tehdä kustannustehokkaasti, mutta kaikkea ei vaan voi tehdä kuten järki sanoo, tai miten ne olisi fiksuinta tehdä. Miksi ei voi? No kun on sekä verotusta koskevaa lainsäädäntöä, että kirjanpitolaki. Sanktioita ja jopa kirjanpitorikostuomioita annetaan yhä helpommin. Kun joudut selvittämään tekemiäsi kirjauksia verottajalle tai huonoimmassa tapauksessa syyttäjälle, toivot todella, että olisit tajunnut palkata itsellesi kirjanpitäjän.

Perehtyneisyys

Yhdessä tutkimassani palvelussa todettiin, että he ovat erikoistuneita kampaajiin ja kerrottiin miten näppärästi kampaaja heidän palvelussaan lähettää myyntilaskut asiakkaille. Tämä loppu kertoo, että alku ei ole totta. Jos he oikeasti olisivat perehtyneitä kampaajiin, he tietäisivät, etteivät kampaajat yleensä laskuta, asiakas kun maksaa kortilla tai käteisellä.

Samassa palvelussa vilahtelee sulassa sovussa sanat yhdenkertainen, kahdenkertainen, maksuperusteinen, suoriteperusteinen ja sujuvasti asetetaan kahdenkertainen ja suoriteperusteinen toistensa synonyymeiksi, mitä ne todellakaan eivät ole. Tämän tyyppiset virheet, varsinkin kun niitä on paljon, kertovat ettei kysymys ole kirjoitusvirheistä vaan tietämättömyydestä tai välinpitämättömyydestä. Ja se on huolestuttavaa, kun teksti löytyy sivulta, jonka tarkoitus on opastaa yrittäjää hoitamaan kirjanpitonsa itse.

Hinta

Palvelut mainostavat itseään halvalla hinnalla pienille yrittäjille. Perushinta vaikuttaa halvalta, huomaathan että hinta sivustolla on se mihin vielä lisään alv 24% Ja jos tarvitset tarkastamista tai jotain muuta lisäpalvelua, tuntihinta onkin sitten jo melko korkea. Itse laskin pienen yrittäjän kirjanpitoveloitusta itselläni, hintani ei ole vuodessa niin paljoa kuin näillä palveluilla, vaikka et edes käyttäisi heidän lisäpalveluitaan. Tilitoimistosta saat mm. oma-aloitteisen neuvonnan, aineistosi läpikäynnin, vastaukset verottajan mahdollisiin kysymyksiin ja vastuun työstä.

Yleistä

Yhdellä sivustolla sanotaan " Yhdenkertainen kirjanpito ei ole ydinfysiikkaa ja jokainen yrittäjä, joka haluaa oppia tekemään sen itse, oppii." No ei opi, voin sanoa pitkän tilitoimistokokemukseni perusteella. Monelle on jo tuloverotuksen ja arvonlisäverotuksen erottaminen toisistaan vaikeaa vuodesta toiseen. Eikä tämän tyyppisillä teksteillä saisi rasittaa niitä yrittäjiä, jotka kokevat olevansa huonoja, kun eivät osaa. Monesti ne yrittäjät, jotka voisivat tämän tyyppisiä palveluja käyttää koska ymmärtävät riittävästi, käyttävät tilitoimistoa koska ymmärtävät kokonaisuuden ja sen että he oikeasti säästävät aikaa, rahaa ja hermoja, kun käyttävät asiansa osaavaa tilitoimistoa. Siinä on taho, joka huolehtii heille tärkeästä asiasta ja joka toimii samalla keskustelukumppanina ja sparraajana yritystoiminnan polulla. Henkilö, joka tuntee lukusi ja pystyy keskustelemaan niistä kanssasi. Et kai haluaisi olla yksin näiden itsellesi tärkeiden asioiden kanssa, kun voit pohtia niitä oman kirjanpitäjäsi kanssa?

Kirjanpitäjä on se henkilö joka oikeasti ajattelee sinun parastasi. Suomi on täynnä hyviä tilitoimistoja, etsi omasi.

Lopuksi

Sivustolla kehotetaan yrittäjiä tekemään itse kirjanpitonsa, jotta voi sanoa hyvästit oikeuttelevalle kirjanpitäjälle. Tunnen suuren määrän kirjanpitäjiä, eivätkä he asiakkailleen kiukuttele. Jos sinulle sattuu sellainen kirjanpitäjä kohdalle, vaihda toiseen. Yleisesti ottaen kirjanpitäjät kun ovat erittäin kärsivällisiä ihmisiä. Sivustolla sanotaan myös, että tämä on juuri sinun palvelusi, jos haluat eroon perääsi soittelevasta kirjanpitäjästä. Jos kirjanpitäjä soittaa perääsi, olet juuri sellainen yrittäjä, jonka ei todellakaan tule käyttää palvelua, jossa teet kirjanpidon itse.

Me kirjanpitäjät olemme yhteydessä asiakkaisiin, jos jotain puuttuu, jossain on toimittu väärin tai meillä on jokin vinkki sinulle sinun yritystoimintaasi. Kaikki ovat niitä syitä, joiden vuoksi kirjanpitäjän yhteydenotto on tervetullut.
Emme me soittele perään vain asiakkaita kiusataksemme.

Jokaiselle yritykselle ja yrittäjälle löytyy oikeanlainen kirjanpitäjä aivan varmasti. Jos et tiedä satavarmasti osaavasi itse, älä turhaan hanki itsellesi stressiä ja vastuuta johon käytät kaiken vapaan aikasi - ja maksat siitä lopulta vähintään sen mitä tilitoimistollekin. Puhu kirjanpitäjällesi ja huomaat miten monessa asiassa hän voi sinua auttaa! Kirjanpitäjä on se henkilö joka oikeasti ajattelee sinun parastasi. Suomi on täynnä hyviä tilitoimistoja, etsi omasi.

Olen aikanaan tehty aiheesta myös videon:
https://www.youtube.com/watch?v=pqiBqjmtixg

Yrityksistä huolta kantaen

Riikka