SEPA 1.1.2011

SEPA, Euroopan yhtenäinen maksualue on tulossa elämäämme vähän kuin varkain. Kun EU määräsi pankeille katon sille hinnalle mitä maksut rajojen yli saavat maksaa, lähtivät pankit kehittämään edullisempaa tapaa toteuttaa maksuliikenne. Aluksi kukaan ei ollut kiinnostunut asiasta julkisesti, pankit kyllä kirjoittivat omilla nettisivuillaan. Nyt ihmiset ovat heränneet keskustelemaan asiasta. Asiasta järjestetään kursseja ilmaiseksi mutta myös isolla rahalla. Jotkut maksuohjelmistot tarjoavat kalliita "takuita" siitä että SEPA -valmius varmasti on käytettävissä kun se on ajankohtaista.

Asia on tavallaan yksinkertainen ja samalla monisyinen. Vaikea hahmotettava kerralla, jolloin sillä on helppo sekoittaa ajatukset. Jotta suurempia turhia investointeja ei tulisi tehtyä, mutta kuitenkin olisi tarvittava valmius, on asiaa hetken mietittävä. SEPA ja siihen liittyvät tarvittavat toimet voisi itselleen selvittää vertaamalla tilannetta vaikkapa tietokoneen hankintaan.

On olemassa monipuolisia ja tehokkaita koneita joilla voi tehdä vaikka mitä, mutta kannattaako tehokasta konetta ostaa jos käyttö on vain laskujen maksua? Tai myyjä mainostaa miten hienot grafiikka-ominaisuudet koneessa on, miten hienosti sen ominaisuudet mahdollistavat kuvien katsomisen ja jopa äänen toisto on laatuluokkaa. Koneessa on ajateltu käyttää tekstinkäsittelyä, taulukkolaskentaa ja reskontraohjelmaa. Miten helposti myyjän koneen ominaisuuksia kehuvat puheet sekoittavatkaan ostajan mielen. Hän ostaa hyvän koneen, mutta tarvitseeko hän sen kaikkia hienoja ominaisuuksia? SEPAan valmistautuminen on vähän samanlaista. Monet tahot myyvät monenlaista ohjelmistoa, palvelua ja koulutusta. Kannattaa ensin jokaisen miettiä mihin SEPA itsellä vaikuttaa.

Monet tahot myyvät monenlaista ohjelmistoa, palvelua ja koulutusta. Jokaisen on kuitenkin hyvä ihan ensin miettiä mihin SEPA itsellä vaikuttaa. 

Tilitoimistoissa ja niissä yrityksissä joissa lasketaan itse palkat, työläin muutos on palkansaajien tilinumerot palkkaohjelmistossa. Jos yritys itse laske esim. 20 hengen palkat, muutos ei ole työläs. Mutta kun kyseessä on tilitoimisto jossa palkkojen laskenta on osa palvelua, on asiaa mietittävä.

Sama tilanne on laskujen maksamisessa, jos yrittäjä maksaa muutamia laskuja kuukaudessa pankkiyhteysohjelmalla, työ on melko helppo. Mutta jos yrittäjällä on reskontra jossa on paljon tallennettuna toimittajia, asia on toisin. Samoin tilitoimistolla joka hoitaa asiakkaiden maksuliikennettä voi olla muutettavia tilinumeroita satoja.

On muistettava myös varmistaa että laskutusohjelmaan on tulossa päivitys joka sallii pitkän tilinumeron yrityksen omissa laskuissa.

Tärkeää on kuitenkin muistaa että ihan ensin on huolehdittava pankkiyhteysohjelman kyvystä maksaa IBAN tilinumeroilla. Jokainen ohjelmisto mainostaa omia muunnoksiaan ja aikataulujaan erikseen Mutta käyttäjän on mietittävä miten päivityksistä huolehtii. On otettava selville milloin minkäkin päivityksen saa käyttöönsä ja miten asiat hoitaa. Tärkeintä on selvittää hyvissä ajoin aikataulut eri ohjelmissa, tehdä suunnitelma muutosten aikataululle. Selvittää mitä mahdollisuuksia on muuntaa tilinumeroita teknisesti ohjelmiston avulla tai pankin palveluja hyväksikäyttäen.

Mikä on tämän kustannus? Vai käytetäänkö sen sijaan enemmän ihmisten työaikaa ja tehdään muutokset manuaalisesti? Jos ohjelmistot eivät mahdollista automaattista muuttamista, tilinumerot on manuaalisen syöttäminen lisäksi myös kerättävä manuaalisesi. Kuka huolehtii yrityksessä tilinumeroiden keräämisestä, minne ne arkistoidaan muutosta odottamaan? Ostolaskuissa uusia tilinumeroita alkaa olla hiljalleen, mutta henkilöstöhallintoon uudet tilit on kerättävä palkansaajilta.

Kaikki nämä asiat on suunniteltava, aikataulutettava ja budjetoitava hyvissä ajoin - sekä talous- että henkilöresurssien näkökulmasta.

Kun SEPAan uhraa nyt hetken aikaa ja tekee hyvän pohjatyön suunnittelemalla asiat, selviää varmasti ilman paniikkia. Se on varmaa että SEPA tulee ja se ettei henkilöstöhallinnon tilimuutoksia tule jättää tammikuulle 2011, silloin tehdään vuosi-ilmoituksia ja lasketaan uusia palkkoja - silloin aikaa ei ole SEPAlle.

Sepaterveisin

Riikka