Palkkahallinto kehittyy kohti Kansallista tulorekisteriä

Kun itse aloitin työn tilitoimistossa noin 30 vuotta sitten, palkanlaskenta oli tilitoimistoissa se käytännössä lähes tuottamaton sivutuote. Sitä tehtiin kirjanpitoasiakkaille, kun haluttiin palvella asiakasta, eikä sitä pidetty mitenkään tärkeänä osana tilitoimistoammattilaisen työtä. Sitä tehtiin sivutyönä, käsin palkkakortteihin jotka laskettiin vuosittain yhteen ja tehtiin tarvittava ilmoitus verottajalle ja vakuutusyhtiöön. Harva asiakas lasketti palkkansa tilitoimistossa, moni hoiti sen itse, se oli silloin huomattavasti helpompaa kuin nyt, eikä siitä haluttu maksaa.

Kirjoitin Kansallisesta tulorekisteristä Vieraskynäkirjoituksen Taloushallintoliiton jäsenlehteen Saldoon.
Kirjoitus oli lyhyehkö yhteenveto tulevasta, avaan alla vähän laajemmin kehityksen taustoja ja tulevaisuutta

Vuonna 2010 keskustelimme työnimellä Pala kulkeneesta elimestä joka keräisi oikeita käytäntöjä vastaavasti kuin Kila kirjanpitoalalla. 

PHT

Kun yli 10 vuotta sitten Taloushallintoliitto aloitti tilitoimiston palkanlaskijoille pitkäkestoisen koulutuksen PHT:n, (PalkkaHallinto Tilitoimistossa) ajatuksena oli että kaikki tilitoimistojen palkanlaskijat olisi noin kolmessa vuodessa koulutettu. Sillä hetkellä tilanne oli se. Ajateltiin että sen jälkeen koulutusta voitaisiin järjestää tarvittaessa vaikka joka toinen vuosi pienemällä ryhmällä. Tällä hetkellä kurssilla opiskelee 50 opiskelijaa ja syksyllä alkaa 12. kurssi. Palkkahallinto ja sen ammattilaiset ovat kehittyneet paljon kymmenessä vuodessa. Nykyisin palkkahallinto on todellisten ammattilaisten ala.

Minulla on ilo olla mukana näillä kursseilla ja tutustua näihin ammattilaisiin. Laadin vuosittain heille kurssin loppupuolella palautettavan projektityön jossa testataan käytännön osaamista ja voin vilpittömästi kertoa miten laadukasta osaamista nämä ihmiset edustavat. He tietävät substanssin ja osaavat vastata asiakkaille. Meillä on Suomessa suuri määrä todella ammattitaitoisia palkkahallinnon asiantuntijoita ja palkanlaskijoita. PHT tentin läpäisseitä asiantuntijoita meillä on tällä hetkellä 342 henkilöä. Nämä ammattilaiset ja koko ala todella ansaitsevat arvostuksemme. 

Sanasto, koodisto ja rekisteri

Vuonna 2010 keskustelimme työnimellä Pala kulkeneesta elimestä joka keräisi oikeita käytäntöjä vastaavasti kuin Kila kirjanpitoalalla. Asialla oli kuitenkin omat vaikeutensa palkka- ja henkilöstöhallinnon alan ollessa monisyisempi kuin taloushallinnon vastaavat normit. Lopulta keskitimme ajatuksemme siihen miten muutoin voisimme tätä asiaa edistää. Kun puhuimme ensi kerran Palkkakoodistosta, emme olleet ihan varmoja mihin kaikkeen sitä voisi hyödyntää ja miten se toimisi, mutta olimme varmoja sen tarpeellisuudesta. Kiersimme syntyneen hankkeen merkeissä palkkahallinnosta tietoja vastaanottavien tahojen luona, tutuksi tulivat Eläkevakuuttajat, Tapaturmavakuuttajien edustajat, Työttömyysvakuutusrahasto, Kela, Verohallinto, EK ja monet muuta alalla ilmoituksia vastaanottavat tahot. Monelle jouduimme vielä perustelemaan miksi tämä tulee olemaan hyvä asia. Toimin ryhmässä Taloushallintoliiton edustajana, mukana oli Tiedon edustus koordinaattorin ominaisuudessa, sekä Aditron edustajat ohjelmistotalon näkemystä edustamassa. Me uskoimme että teimme jotain hyvää ja tulevaisuudessa todella tarpeellista. Tässäkin vaiheessa vielä iso kiitos pienelle mutta tehokkaalle ryhmällemme, kun jaksoitte kaikki uskoa siihen mitä teimme. Kiitos myös Verohallinnon ihmisille jotka jaksoivat tsempata meitä ja uskoa asiaan.

Olin samaan aikaan myös SADe klusterin jäsen. Klusteriryhmä jonka osa-alueena oli yrityksen perustamiseen ja työnantajana toimimiseen liittyviä sähköisten palvelujen kehittäminen, kävi paljon läpi näitäkin asioita työssä Yritys Suomen eteen. Saimmekin aikaan päätöksen ns. sanastotyön aloittamisesta. Jokainen joka on tekemisissä palkkahallinnon kanssa, tietää miten monella sanalla on eri yhteyksissä aivan eri merkitys. Miten palkkahallinnon tehostamista ja mielekkyyttä häiritsee se, ettei yhtenäistä sanastoa ole. Alun jälkeen asiat ovat kehittyneet nopeasti. Kun hallitus otti kärkihankkeekseen digiloikan johon oleellisena kuuluu palkkakoodisto ja sen pohjana sanastotyö, oli tunne hyvä. Tiesin että uskomme aikanaan siihen mitä teimme, ei ollut turhaa. Nyt palkkakoodistoa tultaisiin tarvitsemaan ja siinä pohjatyö oli tehty. Vielä tulisi olemaan paljon työtä, mutta se kannattaisi. Vihdoin saamme Suomeen Kansallisen tulorekisterin. Tulorekisteri mahdollistaa paljon ja vie pois turhaa byrokratiaa, turhaa työtä, hallinnollista taakkaa. Hyvin tehtynä se mahdollistaa turhien kustannusten karsimisen sekä jokaisen ihmisen mahdollisuuden nähdä tulonsa reaaliaikaisena. Myös etuudenmaksajilla tulee olemaan oikeat tulotiedot käytössään koko ajan.

Järkevien tahojen ja ihmisten yhteinen päämäärä

Sitä että asia on edistynyt tehokkaasti, saamme isolta osin kiittää Taloushallintoliittoa ja sen puheenjohtajan Vuokko Mäkisen sitkeää ja periksi antamatonta uskoa yhdistettynä hänen kykyynsä ymmärtää asioita kokonaisuuksina. Kiitos kuuluu myös monelle yhteistyökumppanille, joista yhden mainitakseni nostan esiin Verohallinnon joka on eri tavoin tukenut Taloushallintoliittoa tässä alusta asti. Sekä tietysti Tietoa joka on ollut monessa kehitysprojektissa mukana jotta asiat on saatu kehittymään. Upeaa on ollut myös työskennellä Valtiovarainministeriön sekä Työ- ja elinkeinoministeriön virkamiesten ja muiden ryhmissä työskentelevien henkilöiden kanssa. Alun aktiivisen toiminnan jälkeen olin omien työkuvioitteni vuoksi sivustaseuraajana jonkin aikaa, nyt saan taas ilon olla mukana tässä projektissa juuri sanastotyötä ja koodistoa valmistelevassa ryhmässä. Olen ryhmässä joka tekee työtä jota itse olin aloittamassa, joku voisikin sanoa "Ympyrä on sulkeutunut" Itse uskon ettei se sulkeudu, vaan jatkaa kehittymistään avoimesti eikä sulje mitään hyvää ideaa ulkopuolelle. Taloushallintoliitto vaikuttaa kaikissa tulorekisteriä valmistelevassa neljässä ryhmässä, jotka oman ryhmäni lisäksi ovat järjestelmiin, käytännön tilanteisiin ja lakimuutoksiin keskittyneet ryhmät.

Katre - iso muutos

Kansallinen tulorekisteri, Katre, on merkittävä muutos Suomessa. Sitä ei vielä kovin moni tiedä miten iso asia se onkaan, eikä se todellista vaikutusta ymmärrä, ellei asiaan ole perehtynyt. Se on hyvin ymmärrettävää, joskus tuntuu, etten varmasti vielä itsekään näe sen kaikkia mahdollisuuksia. Se tulee olemaan niin hyvä että nekin tahot, jotka sitä nyt vielä epäilevät, voivat ilolla todeta olleensa väärässä epäillessään asian hyödyllisyyttä ja merkitystä. Vuonna 2019 rekisteri tulee koskemaan jokaista jolla on palkkatuloja. Kaikki tulomme ilmoitetaan reaaliaikaisena rekisteriin, josta viranomaiset saavat tietoa sillä laajuudella johon heillä on oikeus. Palkanlaskennan ammattilaiset vapautuvat turhista rutiineista vuosi-ilmoitusten ja palkkatodistusten poistuessa. Palkanlaskijoiden turhaa työtä ei ymmärrä jos sen kanssa ei ole tekemisissä. Mutta lyhyesti asian voisi kuvata niin että kerran kuukaudessa lasketaan yhteen kaikki maksetut palkat ja ilmoitetaan yhteissumma verottajalle ja sen jälkeen kerran vuodessa puretaan tuo yhteissumma henkilöittäin ja ilmoitetaan taas verottajalle ja sen lisäksi vielä toisella formaatilla eläkevakuuttajalle ja sitten vielä yhteissummana työttömyysvakuutusrahastolle. Sen lisäksi tehdään vielä lukuisia muita ilmoituksia. Kun voitaisiin ilmoittaa yhteen paikkaan tiedot silloin kun ne on laskettu. Kun sitten joku sairastuu tai lomautetaan, lasketaan pahimmassa tapauksessa pari vuotta taaksepäin hänen palkkansa, ne poimitaan papereista ja lasketaan ikään kuin uudelleen, tiedot kun tarvitaan viikoittain ja palkka on maksettu kuukaudessa tai kahden viikon jaksossa. Nämäkin tiedot olisi voitu ilmoittaa samalla kun palkat lasketaan. Jatkossa Kela voi hoitaa tukien maksun reaaliaikaisesti tulojen perusteella ilman takaisinperintää. Myöhemmin järjestelmää tullaan vielä kehittämään niin että se laskee reaaliaikaisen ennakonpidätyksen, jolloin yhteiskunnalle suuria summia maksava verojen kerran vuodessa tapahtuva palautus ja perintä voidaan lopettaa.

Ei vain digitalisoinnin ilosta

Henkilökohtaisesti en ole koskaan kannattanut digitalisointia vain digitalisoinnin takia, että olisi jotenkin "makeeta" olla mukana jossain edelläkävijänä, ellei siitä ole oikeaa hyötyä. Uskon digitalisoinnin säästöihin ja hyötyihin, mutta ymmärrän myös että on vielä paljon asioita ja yrittäjiä joille se ei ehkä sovi ainakaan täydellisesti toteutettuna. Kansallinen tulorekisteri taas on asia jonka takana olen täysin, olen ollut alusta asti. Jo ennen kuin täysin tajusin mitä sen kanssa voimme tehdä ja mitä se mahdollistaa. Heti sen alkutaipaleilla tiesin että tästä tulee jotain ennen näkemätöntä Suomessa, mutta nyt tiedän että siitä tulee vaikuttavampi mitä silloin osasin kuvitella. Kun asia etenee, siitä tiedotetaan ja järjestetään koulutusta, osallistukaa ja olkaa aktiivisia, sitä ette varmasti kadu. Tässä on nyt kyseessä se ihan oikea "digiloikka" - ihan kaikille hyödyksi. 

Katse siis tulevaan, Katre tulee ja työnkuvamme muuttuu, mutta hyvään suuntaan!

Riikka